I concetti chiave di un intelligent ERP sono semplici: Connesso, Strategico e Digitale
Sono le tre caratteristiche che deve avere un ERP intelligente per essere agile nel business.
Perché? Perché senza queste caratteristiche gli utilizzatori, le persone, non possono utilizzare al meglio il valore dei dati e così raggiungere poi eccellenza operativa, maggiore collaborazione e la possibilità che sia un sistema informativo ad imparare dai dati per avere i corretti indicatori e insight. In sostanza, un iERP con una unica user experience e dati cross sistemi in un’unica piattaforma di integrazione.
Se siamo abituati alle caratteristiche quali ‘integrato, completo e di settore’ ora la nuova generazione di ERP è caratterizzata non solo da quelle ma anche dalla capacità di utilizzare le informazioni e renderle utilizzabili per le decisioni. E’ in questo modo che la tecnologia può cambiare il modo di fare business. In sostanza è il concetto di Data Driven, il motore per le decisioni basate sui fatti.
Ma da sola la tecnologia non serve a nulla, occorre partire dalle Persone che devono essere predisposte ad adottare un nuovo modo di gestire lo stesso processo. Per rimanere al passo, per essere veloci a prendere decisioni e per intercettare il cambiamento dei comportamenti dei clienti o consumatori. Insight to action.
La sigla ERP ora sembra così obsoleta per gli standard moderni e per la visione olistica dei processi, ma è la base di tutto. Se non hai un ERP significa che la tua azienda non è così connessa e integrata sui processi. Ma se hai un iERP di nuova generazione, hai l’abilitazione a stare ad un livello superiore, pronto al dialogo con servizi nativamente digitali, che aiutano a cogliere un vantaggio competitivo temporaneo.
Se non hai risorse o i dipendenti ingaggiati, non serve a nulla la migliore tecnologia al mondo. Secondo alcune statistiche solo il 40% delle funzionalità di un ERP viene sfruttato al meglio, e non stupisce affatto. Ma ripercorriamo le 3 caratteristiche di un ERP intelligente:
- Connesso: che possa avere a disposizione dati esterni, per completare le informazioni ambientali e di contesto (esogene) e una piattaforma di integrazione potente che faccia percepire i processi end to end anche cross sistemi.
- Strategico: che possa fornire indicatori e insight per il lavoro quotidiano, ad ogni livello.
- Digitale: che possa sfruttare le nuove tecnologie e possa essere utilizzato ovunque e comunque, che sia cloud o hybrid cloud e che possa utilizzare servizi on demand. Digitalizzazione è quindi l’applicazione delle tecnologie per cogliere opportunità, per creare anche digital twin e misurare, velocizzare e automatizzare i processi operativi, di supporto e gestione, utilizzando i dati in tempo reale con una nuova User Experience.
L’Intelligent ERP è quindi abilitatore all’arricchimento e all’utilizzo delle informazioni ma contiene anche la predisposizione al dialogo verso i servizi di intelligenza artificiale, apprendimento automatico. Questo porta a una serie di vantaggi infrastrutturali, ritorno degli investimenti a medio termine con l’utilizzo di tecnologie come il cloud e l’hybrid cloud.
La velocità? importante. L’interfaccia utente? Importante…ma è sufficiente?
No, deve essere stimolata la collaborazione, anche all’interno di un ERP che è lo strumento quotidiano di lavoro.
Un iERP connette di fatto aree azie
ndali con obiettivi diversi, ma prima di tutto deve connettere le Persone.
Conoscere il punto di vista degli altri e a cosa serve per i colleghi un inserimento apparentemente inutile.
Una entrata merce scatena una erosione di un budget, una statistica sull’impegnato, un alert sui prezzi, una strategia con un fornitore, un avviso di qualità da fare, un alert sul lead time, un blocco per un modello Make to Order o Engineering to Order. Oppure cambiare le strategie di approvvigionamento o il modello produttivo a seconda dello scenario esterno all’azienda.
Il tutto diventa poi misurabile con miglioramenti nei livelli di servizio al cliente, profitto operativo e capitale circolante. Il machine learning all’interno dell’ERP potrebbe essere utilizzato per iniziare a utilizzare applicazioni come Io Scenario Management, per capire tassi di conversione delle quotazioni in offerte, consumo anticipato di contratti di acquisto per rinegoziare prima con il fornitore o migliorare la riconciliazione tra fattura e pagamento, tra entrata merce e fattura o raccomandazioni su date di consegna previste. Oppure monitorare situazioni (situation handling) e generare avvertimenti on line e avvisare in tempo su cosa sta per accadere nei flussi di processo. A esempio avvisare in seguito al consumo anticipato di un contratto di acquisto, informare sullo slow moving, la previsione di consegna o la probabilità che un’offerta diventi ordine di vendita.
Ripensare il processo dall’acquisizione per immagini, da maggiore automazione nella creazione di una richiesta di acquisto, un sistema di vendor evaluation con un rating fornitori, una gestione prezzi e listini integrata, i cataloghi on line, le approvazioni delle richieste di acquisto sull’ERP in mobilità e sul campo, un tracking delle spedizioni, la verifica e avviso di blocchi al pagamento, l’allerta su problemi esistenti e non risolti su ordini di vendita, fino a matching tra documenti ed estratti conto elettronici…e così via.
In fabbrica le macchine ormai connesse all’ERP consentono il migliore controllo e pianificazione con approcci Lean, i magazzini automatici consentono velocità di consegne, i palmari connessi all’ERP consentono movimentazione con verifica stock e applicazioni di manutenzione predittiva che collegate all’ERP permettono di evitare il guasto prima che si verifichi. Tutto questo è già disponibile in un Intelligent ERP.
E Giulio, Production Planner sa bene che aumentare l’efficienza produttiva è solo un possibile mezzo per l’aumento della produttività. E solo con la collaborazione della CFO Jenny, può arrivare a condividere un minore costo del prodotto, invece di andare subito con il Sales Officer Mirko a rivedere le politiche di vendita.
Per scegliere se puntare su efficienza produttiva e costi di prodotto o sui prezzi di vendita occorrono insight però. Per esempio, capire se i volumi produttivi sono elevati rispetto alla serie storica …se c’è stabilità di governo e se il costo del lavoro subisce turbamenti nel periodo.
Oppure puntare a cambiare la percezione del valore del prodotto, investire in una Sentiment Analysis, un Customer Experience journey per capire come ripensare al prodotto o al servizio con una logica di target costing per esempio. Così da avere un cliente o consumatore disposto a spendere di più per un prodotto che desidera o che ha già le caratteristiche che cerca, subito con un time to market eccellente.
L’automazione
E l’automazione? siamo stati in grado di accorciare i tempi di fatturazione? Di verifica fattura? Di inserimento ordini? di riconciliazione? di chiusura? di avanzamento produzione? Di riconoscimento fattura?
E siamo in grado di combinare anche tecnologia di natural language processing? Mica possiamo parlare solo con Alexa, Siri, oKGoogle o Cortana…ora anche con SAP CoPilot!
Finalmente i sistemi iERP sono anche dotati di embedded analytics, per usare la reportistica anche in modalità self-service direttamente sull’ERP grazie alla semplificazione del Data Model. Le API saranno poi la modalità per condividere i dati e arricchirli tra applicazioni diverse. L’Intelligent ERP è quindi anche un ERP integrato tra sistemi, con tecnologie nuove, cloud e con diversi linguaggi di programmazione.
Se per alcuni l’approccio ‘low code’ all’interno dell’ERP è un sogno, gli ERP intelligenti cercano di portarlo in realtà attraverso la piattaforma Cloud strettamente connessa e la possibilità di usare anche linguaggi di programmazione differenti, ottimali all’uso e all’applicazione.
Ad esempio, le App Library di SAP FIORI, lo store on line di SAP Robotic Process Automation danno la possibilità di utilizzare l’innovazione on demand ed essere aggiornati su nuove idee che possono arricchire il vantaggio competitivo, su richiesta e con la corretta scalabilità. Magari creare applicazioni potrebbe anche creare collaborazioni nuove e ridisegnate tra partner e cliente, fino a stimolare anche un nuovo business e modo nuovo di collaborare tra clienti.
La visione ora quindi si allarga e occorre ripensare ai processi (magari in un modo nuovo, basato sul Process Mining e non sulla Process Discovery)..verso la creazione di un nuovo business model all’interno dell’azienda. Per esempio agganciarsi a un portale fornitori e conoscere e fare l’inventario presso il fornitore del materiale di proprietà? I sensori sono un servizio, l’app che legge le movimentazioni sull’ERP fa il resto, è possibile!
In un iERP il feedback è in tempo reale: ecco la novità
La fotografia AS IS del report di fine mese è già storia, la replica e la trasformazione del dato per avere una vision sintetica o strategica non fa che aggiungere altro ritardo nella decisione sul TO BE. Ecco quindi che la tecnologia con un database colonnare e in-memory, ricco di servizi connessi è necessaria e presente negli ERP intelligenti e può combinare subito gli Analytics con una versione del dato univoca. SAP HANA non è solo un database “high performance analytical appliance” ma una piattaforma di servizi.
Come mi aiuta in iERP a ridurre i costi? Come mi aiuta una User Experience a essere più veloce e ridurre i costi? Occorre una discovery, ecco perché la Digital Journey è un percorso, diverso per ogni azienda e non un cambio di prodotto.
Per ogni Digital Journey, si parte dai problemi, dai colli di bottiglia e dai pain per arrivare a capire la strategia di implementazione e come affrontare il cambiamento. Ma cambiare cosa? Pensiamo a un COO.
Come ogni anno Carlo (COO) deve approntare il budget e si trova a dover raccogliere un sacco di informazioni dai Cx level, mitigare Sales & Operation, gestire investimenti e piano di Marketing, politica delle scorte, magari anche pianificare assunzioni e cambiare le macchine in reparto. Ma può ancora basarsi sulle serie storiche? Può usare i soliti indicatori? Può contare sullo stesso livello di rischio accettabile? Le variabili esogene sono parte delle informazioni a suo supporto? E come misurare i propri Cx level, quali tempi di chiusura permettono ora di governare l’incertezza?
Oggi il tasso di cambiamento delle richieste dei clienti è veramente elevato. La capacità di adattarsi e di avere una filiera di Supply Chain connessa è fondamentale per gestire un forecast in base al cambiamento della domanda. Solo così i flussi di cassa sono coerenti con gli impegni della catena logistica. Non basta solo aver connesso i sistemi di campo per evitare errori, evitare operatività o ottimizzare la manutenzione degli impianti.
La priorità di Carlo è la collaborazione con Sales & Operation prima di tutto, poi avere a bordo il CFO su ogni decisione. Ecco quindi che i servizi di un ERP richiedono una piattaforma a corredo per tutto ciò che intercorre tra i dati di mercato dei clienti e i dati di fabbrica per soddisfarli, una pianificazione collaborativa insomma.
Isolamento e mancanza di informazione utili sono oggi sempre presenti e nessun spreco è concesso. Carlo potrebbe trovarsi ad affrontare crisi di posizionamento (carenza ed errori di marketing), crisi dimensionale (da sovra capacità o rigidità), crisi da inefficienza (costi e rendimenti) e crisi strategica (carenza innovativa).
Quindi occorrono persone e strumenti per governare cambiamenti strutturali nella domanda, cambiamenti sociali, politici e tecnologici oltre che nella struttura dell’offerta.
Come un intelligent ERP aiuta Carlo a consegnare in tempo, ridurre gli sprechi, il magazzino e accelerare il time to market?
- Maggiore Trasparenza: senza data silos, una fonte unica implica minor costi di verifiche
- Evitare errori: i dati centrali di anagrafica sono condivisi e non si perde tempo e soldi a ricostruire un flusso, i workflow sono presenti a ogni livello
- Previsioni e insight: modelli su tempi di consegna, probabilità di conversione di offerte in ordini, simulazioni per pianificazione della produzione possono ridurre i costi di trasporto e di prodotto per identificare il problema prima che si verifichi, flussi di cassa e circolante sotto controllo
- Infrastruttura come servizio: da prodotto a servizio e diverso impatto a conto economico
- Minor costo sulla scalabilità ed espansione business o internazionalizzazione
- Flusso documenti sempre disponibile, lead time e cockpit operativi a portata di ogni ufficio
- Minor livello di personalizzazione e maggiori Best Practice a disposizione
- Accorciare il numero dei passaggi e la quantità dei documenti necessari con una nuova interfaccia e un ambiente end to end con tutto l’ecosistema di soluzioni scalabili attraverso la piattaforma cloud per abilitare l’integrazione con i bisogni dei clienti.